Das 1×1 der Partyplanung

Ein Fest organisieren = großer Aufwand?

Wenn du der Gast einer Party bist, dann denkst du sicherlich an das Buffet, die Musik und die anderen Gäste, die da sein werden. Und du freust dich natürlich darauf.

Wenn du allerdings der Veranstalter eines Festes bist, hast du noch viele andere Gedanken im Kopf. Und wahrscheinlich hast du das Gefühl, dass ein riesiger Berg an Erledigungen auf dich wartet. Aber: muss ein Fest immer aufwändig oder anstrengend zu planen sein? Nein! Oft machen kleine Vorbereitungen schon viel aus. Und mit großer Vorfreude kommt der Tatendrang schon von ganz allein.

Partyplanung leichtgemacht – Die 8 + 1 wichtigsten Punkte

Doch was gehört zur Vorbereitung einer erfolgreichen und unvergesslichen Party dazu? Die folgenden 8 + 1 Punkte solltest du auf jeden Fall beachten!

1. Das Fest
2. Die Gästeliste
3. Dein Partybudget
4. Die Location
5. Die Dekoration
6. Getränke und Essen
7. Die Unterhaltung
8. Sonstige Planungspunkte + die Umsetzung

1. Das Fest

Bevor du mit der Planung beginnen kannst, musst du dir im Klaren sein, was genau du feiern möchtest und wie umfangreich du die Party ausstatten möchtest. Soll es eine Einschulungsfeier mit der gesamten Familie sein? Oder möchtest du einfach eine Dinner-Party für deine Freunde schmeißen? Soll dein Fest einem Thema gewidmet sein, beispielsweise eine Mottoparty mit dem Thema „Hollywood“? Wenn die Art deiner Feier feststeht, kannst du mit der Organisation beginnen.

2. Die Gästeliste

Die Größe deiner Party

Zuallererst solltest du die Anzahl deiner Gäste festlegen. Je mehr Gäste du einlädst, umso höher muss nämlich dein Partybudget sein. Also die Kosten, die du für deine Party einrechnen musst.

Ein Beispiel: Du lädst 10 Familienmitglieder zu dir nach Hause ein, weil du den Platz dafür hast. Wohnst du allerdings in einer Wohnung, ist das meist nicht der Fall. Also benötigst du eine Location. Diese kann man in den unterschiedlichsten Formen für den Tag deiner Feier mieten. Eine Location für 10 Personen wirst du sicherlich leichter finden können, als eine Location für 50 Personen. Meist sind größere Räume oder Säle auch teurer. Somit steigen mit der Anzahl der Gäste auch deine Gesamtausgaben.

Ein anderes Beispiel: Du bestellst für deine Feierlichkeit einen Cateringservice. Natürlich erhöht sich der Gesamtpreis der Verpflegung automatisch, je mehr Personen verköstigt werden müssen. Wenn du die Getränke und Speisen selbst vorbereitest, musst du ebenfalls mehr Lebensmittel einkaufen und hast mehr Aufwand bei der Zubereitung. Wieder erhöht sich der Gesamtpreis deiner Feier.

Generell gilt also: je größer die Anzahl deiner Gäste ist, umso mehr gibt es zu organisieren. Das ist quasi Gesetz. Aber je mehr Gäste, umso einmaliger und grandioser wird die Party. Du solltest dir also zuallererst darüber Gedanken machen, wie groß dein Event werden soll.

Die Auswahl deiner Gäste

Zur Anzahl deiner Gäste gehört auch die Auswahl, wer kommen darf. Soll deine Party eine reine Familienfeier werden? Oder sind auch Freunde, Bekannte und Kollegen gewünscht? Die Wahl hängt auch oft von der Art deiner Feierlichkeit ab. In den meisten Fällen werden Feiertage mit der Familie zelebriert. Bei Poolpartys oder Abschlussfeiern kann das schon wieder ganz anders aussehen.

Besonders interessant wird es, wenn du eine große Familie und einen sehr großen Freundes- und Bekanntenkreis hast. Dann wird die Auswahl leider nicht einfacher. Aber es lohnt sich, sich vorher Gedanken darüber zu machen. Bei der Familie kannst du recht einfach vorgehen, indem du nur Personen bis zu einem gewissen Verwandtheitsgrad einlädst. Wie ich das meine? Hier ein Beispiel:

Deine Familie ist riesig. Du hast Cousins dritten Grades oder auch Großonkels. Da du zu diesen keine besondere Beziehung hast und du dir unsicher bist, lädst du nur alle Cousins und Cousinen ersten Grades ein. Oder du lädst tatsächlich nur Onkels und Tanten ein. Schließlich weiß jeder, dass viele Gäste ein wenig mehr Aufwand und vor Allem Kosten bedeuten. Allerdings hast du eine ganz besondere Beziehung zu deiner Großtante mütterlicherseits. Das ist allgemein bekannt. Du möchtest sie gern einladen – und das ist als Ausnahme auch okay so. Solange du keine (unverständlichen) Ausnahmen machst, fühlt sich auf diese Art auch niemand „auf den Schlips getreten“.

Grundsätzlich gilt: Du darfst JEDEN einladen, den du möchtest. Es ist dein Fest! Eigentlich alles ist erlaubt. Um unangenehme und irritierte Gäste zu vermeiden, solltest du aber trotzdem familiäre Grenzen setzen. Ähnlich verhält es sich mit deinen Kollegen. Bei Freunden und Bekannten ist das anders. Du lädst ein, wen du magst. Und denk dran: ein zufriedener Gast trägt definitiv zur guten Stimmung deiner Party bei. Und das ist ja auch das Ziel bei der Sache!

3. Dein Partybudget

Dieser Punkt erklärt sich fast von selbst. Je nachdem, wieviel du für deine Festivität ausgeben kannst, wird deine Party größer oder kleiner ausfallen. Prinzipiell sollte das Budget vorher festgelegt und im Laufe der Planung auch nicht überschritten werden. So vermeidest du Frust bei der Planung oder sogar eine Absage deiner Feier.

Anfangs hilft dir eine grobe Aufstellung der Kosten zu den einzelnen Punkten, wie Location, Verpflegung, Dekoration und Unterhaltung. Dann behältst du auch den Überblick. Merkst du plötzlich, dass du bei einem Punkt Mehrausgaben hast, kannst du noch an einem anderen Punkt sparen. Das klappt allerdings nur, wenn du dir vorher Grenzen setzt.

Ein Fest muss übrigens nicht viel kosten. Wieviel ausgegeben wird, entscheidest du allein. Zum Beispiel kann eine Hochzeit pompös mit freier Trauung, 200 Gästen, einer Kutsche und einer fünfstöckigen Torte gefeiert werden. Man kann aber auch eine schnuckelige Gartenparty mit den 30 wichtigsten Gästen und einem selbstgebackenen Kuchenbuffet daraus machen. Und genauso viel Spaß haben! Am Ende ist das nur eine Frage deiner Persönlichkeit und deines Budgets.

4. Die Location

Der Ort deines Festes wird an der Anzahl deiner Gäste bemessen. Man kann auch „Bestuhlung“ dazu sagen – also wieviele Gäste an einem Tisch sitzen können. Jeder Gast sollte zumindest einen Sitzplatz haben, um trinken, essen und sich entspannen zu können.

Die Location kann dein Zuhause oder das Zuhause eines Gastes sein (bitte vorher mit dem Besitzer der Location absprechen!). Du kannst auch einen Saal oder einen Raum mieten. Wenn du in der Suchmaschine deines Vertrauens in deiner gewünschten Region suchst, wirst du auch auf außergewöhnliche Orte treffen: Schlösser, Kellerräume, alte Lagerhallen oder Vereinsräume.

Wie muss die Location ausgestattet sein?

Abgesehen von deinem Locationbudget, solltest du darauf achten, ob dort Parkplätze vorhanden sind oder eine gute Anbindung mit öffentlichen Verkehrmitteln besteht. Zudem wäre es ein Vorteil, wenn dort Übernachtungsmöglichkeiten sind. Es sollte Sanitärräume und bei Möglichkeit eine Küche und einen Ruheraum geben. Ist die Location gut belüftet und gibt es dort genügend Tageslicht und/oder eine gute Beleuchtung? Achte auch darauf, ob genügend Platz für Elektronik und Unterhaltung vorhanden sind.

Zum Beispiel: eine Tanzfläche, einen Platz für Buffet und DJ, eine Ecke für die gemietete Fotobox oder eine Bühne für geplante Aufführungen. Sind dort notwendige elektrische Voraussetzungen gegeben? Ein paar Steckdosen, gute Beleuchtung und, wenn du eine brauchst, eine Beamer-Leinwand für Präsentationen oder Filme.

Beachte also bei der Suche und Ausstattung einer Location von Anfang an die Größe des Raumes, die Anzahl deiner Gäste, die geplante Verpflegung und alles, was zur Unterhaltung während der Party beiträgt.

5. Die Dekoration

Ein Thema, das von vielen oft nicht genügend beachtet wird, ist die Dekoration einer Feier. Wenn du mich fragst, ist die Deko das i-Tüpfelchen und eines der Highlights eines jeden Festes. Sie kann den Gästen einen tollen ersten Eindruck über die Art der Party geben und eine gewisse Stimmung erzeugen. Was wäre eine Halloweenparty schließlich ohne unechte Spinnenweben, geschnitzte Halloweenkürbisse mit flackerndem Kerzenlicht und schummrige, blutrote Beleuchtung der Wände? Ich glaube du weißt, worauf ich hinaus möchte.

Die passende Dekoration finden

Wenn du die Rahmenbedingungen deines Festes, wie Art, Größe und Location, festgelegt hast, dann ist es recht einfach passende Dekoration zu finden. Es gibt unglaublich viele Anbieter, die zu wirklich jedem Motto und jedem Feiertag passende Dekorationen anbieten. Wie immer gilt dabei: halte dein Budget im Auge. Natürlich kann auch die Planung einer Dekoration ausufern. Ich weiß aus Erfahrung, wovon ich rede.

Achte bei deiner Auswahl auf Farbkombinationen. Die Farbkombination deiner Deko sollte nicht mehr als drei Farben beinhalten, um ein harmonisches Gesamtbild zu bekommen. Besser ist eine Kombi aus zwei ausgewählten Farben. Das Weiß der Tischdecken und Wände gehört übrigens nicht dazu. Beispielsweise sind die Farben Gold und Schwarz eine tolle Kombination für eine 20er-Jahre Party.

Natürlich kann die Dekoration auch entfallen oder schlicht und einfach sein. Das bietet Einsparpotential beim Budget. Du entscheidest, was du aus deinem Fest machen möchtest. Ich empfehle aber zumindest ein Mindestmaß an Dekoration. Das macht aus deinem Fest etwas Besonderes und deine Gäste haben das Gefühl, Teil eines besonderen Festes sein zu dürfen, was im Gedächtnis bleibt.

6. Getränke und Essen

Die Verpflegung deiner Gäste ist ein sehr umfangreiches Thema. Je nachdem, was du für ein Fest planst, musst du einen großen Teil deines Budgets dafür bereithalten. Ausnahmen sind beispielsweise sogenannte „Bring-your-own-beer“ Partys, bei denen die Gäste zum Buffet beitragen und selbstgekochte Speisen oder Getränke zur Feier mitbringen. Das kann vorher mit den Gästen abgesprochen werden und verringert die Kosten natürlich erheblich. Oft handelt es sich dabei beispielsweise um WG-Partys, Mottopartys, Familienfeiern oder Grillpartys.

Die allermeisten Feste werden allerdings vom Gastgeber ausgestattet und die Kosten für die Verpflegung von ihm/ihr getragen. Grund dafür ist ein ganz einfacher: Du möchtest deinen Gästen etwas Gutes tun und hast einen besonderen Anlass für deine Feier gewählt. Du möchtest deinen Gästen quasi „Einen ausgeben“. Das kannst du auch auf unterschiedlichste Weise machen.

Wann?

Die erste Frage ist, wann und welche Mahlzeiten du für deine Gäste vorbereitest. Gehört ein Frühstück oder Brunch dazu, gibt es Mittagessen? Oder stellst du ganz klassisch Kaffee und Kuchen bereit? Die meisten Partys finden abends statt, sodass das Abendessen meist mit eingeplant wird. Zudem kannst du noch an Zwischenmahlzeiten bzw. sogenannte Snacks, denken.

Wer?

Möchtest du die Arbeit Profis überlassen und einen Cateringservice engagieren? Oder kochst und bäckst du selbst, zum Beispiel gemeinsam mit Familie und Freunden, um ein Buffet auf die Beine zu stellen?

Was?

Bei den großen Mahlzeiten (Frühstück / Mittagessen / Abendessen) gibt es zwei Optionen. Du kannst ein (Selbstbedienungs-) Buffet bereitstellen. Oder du organisierst ein festes Menü für deine Gäste. Das Menü hält natürlich weniger Auswahlmöglichkeiten bereit, als das Buffet. Allerdings kann man für Abhilfe sorgen, indem man die Gäste noch vor der Party nach ihrem Wunsch-Menü aus einer Reihe vorgeschlagener Speisen wählen lässt.

Auch Zwischenmahlzeiten können als Buffet angelegt werden. Besonders toll finde ich ein Kuchenbuffet mit einer großen Auswahl an Kuchen und Süßspeisen, ein Snackbuffet oder andere coole „Bars“, die man individuell gestalten kann. Eine Candybar mit einer riesigen Auswahl an superleckeren Süßigkeiten kommt auf einer Hochzeit richtig gut an, genauso wie eine Whisky-Tasting-Bar. Auch hier gilt wie immer: erlaubt ist, was dir gefällt!

Getränke

Wenn du eine Auswahl von Getränken zusammenstellen möchtest, gibt es wahnsinnig viele Möglichkeiten. Es gibt gefühlt unendlich viele Getränke auf dem Markt. Und dann ist der Geschmack eines jeden Gastes auch noch unterschiedlich. Es ist sehr hilfreich den Geschmack deiner Gäste zu kennen. Was trinken sie gern? Bleibst du bei alkoholfreien Getränken oder erstellst du auch eine Auswahl Alkoholika bereit, wie Spirituosen, Weine und Cocktails? Eine kleine Umfrage vorab bei Familie und Freunden gibt schnell darüber Aufschluss, was sich die meisten wünschen. Vergiss dabei aber auch nicht deine Lieblingsgetränke. Schließlich bist du der oder die Hauptakteur:in deiner Feier.

Und: behalte das Budget und die Anzahl deiner Gäste im Auge. Zu wenige Getränke sind ein Problem, zu viele können besonders teuer werden! Mein Tipp: Kaufe deine Getränke im Getränkemarkt mit der Möglichkeit auf Kommission. Du kaufst einfach ein paar mehr Flaschen, und sollten diese nicht geöffnet werden, kannst du sie nach der Feier problemlos zurückgeben.

Solltest du dich auch noch entscheiden deinen Gästen besonders leckere, süße und fruchtige Cocktails zu servieren, musst du beachten einen Barkeeper, oder jemanden, der sich dieser Aufgabe annimmt, vor Ort zu haben. Dieser kümmert sich im Laufe der Feier um die flüssige Versorgung deiner Gäste und ist eine große Unterstützung, da du und deine Gäste nicht mit Drinks mixen beschäftigt sein müssen.

Worauf muss ich noch achten?

• Gibt es Allergiker unter deinen Gästen? Und wenn ja, auf was genau sind sie allergisch? Gibt es die Möglichkeit eine Alternative an Speisen (oder Getränken) anzubieten?
• Gibt es Vegetarier oder Veganer unter deinen Gästen? Werden diese ebenfalls mit einer guten Auswahl an Speisen versorgt? Werden diese Speisen auch gekennzeichnet?
• Kommen Kinder zu deinem Fest? Gibt es Speisen, die auch den Kindern schmecken und kinderfreundlich sind?
• Sind Dienstleister (wie beispielsweise DJ, Fotograf, Rednerin) auf deinem Fest, die mehrere Stunden vor Ort sind und in die Verpflegung mit eingerechnet werden sollten?

Essenszeiten

Zudem solltest du auf die Servierzeiten achten. Zum Beispiel ist 21 Uhr für ein Abendessen doch schon etwas zu spät, weil die meisten Leute früher Hunger bekommen. Kinder bekommen oft schon 18 Uhr Abendessen. Ein Frühstück um 9 Uhr ist super, aber ein Brunch kann auch gerne bis 14 Uhr mittags gehen. Versuche dich da einfach etwas nach den bekannten Essenzeiten zu richten. Sollte das auf deinem Fest nicht der Fall sein, solltest du deine Gäste darüber informieren. So kommt es zu keiner hungrigen und schlechtgelaunten Meute, die die Stimmung drückt. Sie können sich entsprechend vorher darauf einstellen und dann wird auch ein Mittagessen um 14 Uhr kein Problem sein.

7. Die Unterhaltung

Der Raum für deine Party steht fest, du hast die perfekte Deko gefunden und Essen und Getränke stehen auch schon bereit. Was könnte da noch fehlen? Natürlich – die Unterhaltung! Dazu gehört definitiv Musik. Jedes gute Fest wird von guter Musik begleitet.

Musik

Welche Musik zu deinem Fest passt, das entscheidest du als Gastgeber. Zu beachten wäre dabei das Thema oder der Anlass eines Festes. Auf einer 90er-Mottoparty sollten daher auch keine deutschen Ballermannsongs laufen. Genauso wenig, wie Hard-Metal-Musik nicht auf einen Kindergeburtstag gehört. Das habe ich jetzt etwas übertrieben dargestellt. Aber ich denke du verstehst meinen Gedanken. Solltest du einen besonderen Musikgeschmack haben und darauf nicht verzichten wollen, dann spiele diese Musik gern auch auf deiner Feier! Denke aber auch an deine Gäste und spiele ein paar passende Klassiker und Stimmungsmacher-Songs, die zum Tanzen animieren und die die Stimmung heben. Die Mischung macht’s!

DJ oder eigene Playlist

Du kannst dich außerdem dazu entscheiden dich selbst um die Musik zu kümmern oder einen DJ bereitzustellen. Die eigene Musik-Organisation ist heutzutage eigentlich gar nicht mehr schwer. Oft brauchst du nur einen Streaming-Dienst, ein Internetfähiges Endgerät und mindestens einen guten Lautsprecher. Vorab kannst du Playlisten mit den Songs erstellen, die an diesem Abend laufen sollen.

Nachteil daran ist meist die Qualität deiner Musikausgabe oder dass du dich bei technischen Problemen selbst darum kümmern musst. Und natürlich benötigst du auch die technischen Geräte. Aber diese lassen sich sicher auch mal schnell aus dem Freundeskreis ausleihen. Zudem kann es bei einer automatisch laufenden Playliste sein, dass die passenden Songs bei guter Stimmung nicht laufen oder zum falschen Zeitpunkt abgespielt werden.

Ein DJ wiederum kümmert sich um die Musikwünsche deiner Gäste und dir, stellt sämtliche Technik bereit und baut diese auf und ab und hat meist Extras wie Partybeleuchtung im Gepäck. Aber ein DJ muss in deinem Partybudget berücksichtigt werden. Überleg dir, wieviel dir die musikalische Untermalung deiner Feier wert ist.

Spiele, Künstler und Co.

Es gibt unglaublich viele Möglichkeiten auf deinem Fest für Unterhaltung zu sorgen. Da die Aufzählung allerdings den Rahmen sprengen würde, veröffentliche ich für dich ganz bald einen Artikel, in dem es nur um dieses Thema geht. Also schaut gern nochmal vorbei! 🙂

8. Sonstige Planungspunkte + die Umsetzung

Es gibt noch einige Punkte, die du bei deinem Herzensevent beachten kannst. Dazu gehört zum Beispiel die Erstellung einer Einladungskarte für jeden Gast, die Vorbereitung kleiner Gastgeschenke oder Mitbringsel von deiner Feier, die Kleiderordnung (Kleidung dem Anlass anpassen oder Kostüme), An- und Abreisemöglichkeiten sowie Übernachtungsmöglichkeiten für deine Gäste. Natürlich gibt es noch viel mehr, was man vorab planen kann. Das Allerwichtigste, was du zu beachten hast, habe ich dir in diesem Beitrag schon zusammengefasst. 🙂

Last but not least – die Umsetzung

Doch bevor es so richtig ans Eingemachte geht und du beginnst deine unvergessliche Party zu planen, ist es besonders hilfreich das Ganze mit einem kleinen Leitfaden zu machen. Das kannst du ganz einfach mit Hilfe von To-Do-Listen organisieren, die du bei jeder erledigten Aufgabe abhaken kannst. So vergisst du keine deiner Aufgaben und hast einen Überblick, was du noch erledigen musst. Ich persönlich liebe To-Do-Listen. Es gibt nichts Schöneres, als etwas erledigt zu haben und von der Liste zu streichen. Das bringt dich somit auch näher an dein Ziel: eine hammermäßige Sause zu veranstalten!

Zusätzlich kannst du einen Zeitplan aufstellen. Das ist für die Vorbereitungen sehr hilfreich. Du verzettelst dich dann nicht und weißt, zu welchem Zeitpunkt du etwas erledigt haben solltest.

Apropos Zeitplan: den kannst du auch großartig und einfach für dein Fest anwenden. So weißt du am Tag deiner Party, wann welche Aktivitäten anstehen oder das Buffet serviert wird. Diese Art „Fahrplan“ ist auch für deine Gäste gut zu wissen, denn sicherlich wollen sie keinen deiner geplanten Highlights verpassen.

Einen Zeitplan zu erstellen – sowohl für die Vorbereitungen als auch für den Partytag – ist also eine große Hilfe bei der Umsetzung deines Festes.

Und als letztes solltest du definitiv nicht vergessen auch einmal um Hilfe zu bitten. Egal ob es ein kleines oder großes Fest wird – Hilfe und Unterstützung jeglicher Art ist Gold wert und lässt alles leichter und fokussierter von der Hand gehen. Einige der eingeladenen Gäste helfen sicher gern, wenn sie wissen, dass daraus eine großartige Feier wird.

FAZIT

Eine Party oder ein Fest zu planen ist nicht schwer. Beantworte für dich die Fragen der 8 wichtigsten Punkte zur Partyplanung. Sind die grundlegenden Dinge für dich geklärt, kannst du dich um die Organisation kümmern. To-Do-Listen und ein Zeitplan für die Vorbereitungen helfen dir alle Erledigungen für deine Party ohne Stress und Zeitdruck zu erledigen. Wenn du auch einen Zeitplan für den Tag deines Festes erstellst, vergisst du die wichtigsten Highlights deiner Party nicht. So hast du einen sicheren Plan, um ein grandioses Fest für dich, deine Freunde, deine Familie und alle anderen Gäste auf die Beine zu stellen. Und bitte niemals vergessen: HAVE FUN! 😉

Dir hat der Beitrag gefallen oder geholfen? Oder hast du noch Fragen, Anregungen, Ideen oder konstruktive Kritik? Dann freue ich mich sehr über dein Feedback in den Kommentaren. 🙂 Lieben Dank!

Beachte dabei bitte, dass du meine Tipps nicht umsetzen musst, um ein tolles Fest zu veranstalten. Aus meiner Erfahrung heraus kann ich dir aber sagen, dass dir die Punkte dabei helfen können, für dich und deine Gäste eine unvergessliche Party zu schmeißen. Viele Punkte habe ich selbst herausfinden müssen und meine Erfahrungen helfen dir von Anfang an stressfreier und entspannter in die Planung eines einmaligen Festes zu starten.